Aujourd’hui, toutes les entreprises devraient implémenter un suivi des temps de leurs activités si elles souhaitent évaluer leur performance et leur rentabilité.
Ce suivi des temps, répondant initialement à un besoin RH (gestion des présences – congés) devient très vite un impératif de gestion de projets (atteinte des jalons, respect des objectifs, rentabilité) et d’optimisation des ressources.
Plus l’entreprise grandit, plus il est nécessaire de structurer l’activité. Le suivi des temps est un des outils à mettre en place pour accompagner la croissance et optimiser les process de façon permanente.
Le suivi des temps et le CIR
Le montant du CIR est très majoritairement lié aux dépenses de personnel quand il n’est pas exclusivement calculé sur ce poste de dépense. D’où la nécessité d’apporter une attention particulière à l’obtention des données source.
Selon le BOFIP, « les entreprises doivent pouvoir établir avec précision le temps réellement et exclusivement passé à la réalisation d’opérations de recherche, toute détermination forfaitaire étant exclue. ». De plus, « il est indispensable qu’il y ait adéquation entre le temps déclaré et l’activité décrite ». Trois notions importantes ressortent de ces citations : la notion d’activité, la notion de temps et la notion de dépenses.
Dans le dossier justificatif d’une demande de CIR, l’entreprise va devoir suivre trois étapes. La première étape correspond aux activités, c’est-à-dire qu’il faut préciser le rôle des collaborateurs, leur diplôme le plus élevé et l’année d’obtention de celui-ci. La seconde correspond aux temps : il faut s’assurer que les temps déclarés soient cohérents par rapport à leur profil et à leur poste. Enfin, la dernière étape correspond aux dépenses et au calcul du coût total déclaré.
Pour mettre en place un suivi des temps efficace, il faut suivre certaines étapes. Nous recommandons avant tout d’établir des fiches de postes précises pour les collaborateurs (concernés ou non par la R&D). Le collaborateur va pointer les temps passés sur les projets et affecter ses temps à des tâches.
Dès lors, l’audit technique, réalisé par nos experts, peut commencer et permettra de déterminer avec exhaustivité les sujets éligibles ou non au CIR/CII.
Enfin, et uniquement à ce moment, il sera aisé de calculer un montant de dépenses de personnel éligible réaliste et fiable.
A noter qu’il sera toujours possible d’ajuster a posteriori l’affectation pour corriger des incohérences !
Nos recommandations
Le suivi des temps doit être idéalement vérifié et validé de manière hebdomadaire afin de faire remonter d’éventuels problèmes. Un suivi par heure est le plus adapté, ou a minima un suivi par demi-journée. Au-delà d’une demi-journée, le risque de manque de précision peut être préjudiciable à la demande de crédit. Nous recommandons également de réaliser une revue trimestrielle des temps de R&D pour comparer les taux de R&D par rapport à l’année précédente et identifier d’éventuels problèmes de pointage ou de méthode.
De plus, il est important de suivre les temps CIR et non CIR afin d’extraire par la suite les tâches éligibles et ne pas en manquer. Tout cela encore dans l’objectif de trouver un niveau de précision adéquat qui garantisse un CIR exhaustif et sécurisé.
La dernière recommandation, potentiellement la plus cruciale, consiste à embarquer avec vous tous les collaborateurs via des sessions de sensibilisation pour que ce suivi, souvent perçu comme une contrainte, soit considéré comme un pilier de la réussite personnelle et collective.
